Listenverwaltung - Excel

• Kann 7, 2024

Excel bietet einige leistungsstarke Tools für die Listenverwaltung. Mit diesen Tools können Sie:
• Sortieren
• Filter
• Finden
• Einträge validieren
• Zwischensumme erstellen
• Kategorisieren Sie mit Gruppe und Gliederung
• Mit Pivot-Tabellen zusammenfassen

Kurz gesagt, diese Tools bieten die Möglichkeit zur leistungsstarken und aussagekräftigen Analyse Ihrer Daten. Beachten Sie jedoch, dass Excel kein Datenbankverwaltungstool ist und daher nur auf die Verwaltung von Datenlisten beschränkt werden sollte.

Wie eine Datenbank sind Excel-Listen in Zeilen organisiert, die einen Informationsdatensatz darstellen, und in Spalten, die Felder darstellen, wobei jeder Datensatz in der Liste ähnliche Informationen enthält. Es gibt bestimmte Standards, die auf eine Excel-Liste angewendet werden sollten, um die Effektivität der Datentools wie folgt zu optimieren:

• Beginnen Sie jede neue Liste in einem separaten Arbeitsblatt.
• Vermeiden Sie es, Nicht-Listendaten in das Listenarbeitsblatt aufzunehmen. Platzieren Sie bei Bedarf für die Integrität der Liste kritische Daten über oder unter der Liste mit mindestens einer leeren Zeile zwischen der Liste und anderen Daten.
• Beginnen Sie die Liste mit dem Hinzufügen von Spaltenbeschriftungen. Wählen Sie einen formatierten Stil, der sich vom Datenformat unterscheidet, damit Excel die Listengrenzen interpretieren kann.
• Trennen Sie die Daten nicht von den Spaltenbeschriftungen, indem Sie eine leere Zeile einfügen oder eine Zeile verwenden, die eine gestrichelte Linie, ein Sternchen oder eine andere Art von Nicht-Datensymbolen enthält. Verwenden Sie die Funktion zum Formatieren des Zellrahmens, um visuell zwischen den Spalten zu unterscheiden Etiketten und die Daten.
• Jede Spalte sollte für jeden Datensatz in Ihrer Liste denselben Datentyp enthalten.
• Mischen Sie keine Datentypen in einer Spalte. Beispielsweise sollten Gelddaten alle als Zahlen eingegeben und wie gewünscht formatiert werden. Einige Einträge sollten keinen Text wie "Zwei Dollar" verwenden.
• Fügen Sie keine leeren Zeilen oder Spalten in Ihre Liste ein. Excel interpretiert die Listengrenzen unter Verwendung leerer Zeilen und Spalten als definierende Grenzen.
• Richten Sie Daten in Spalten mit Excel-Ausrichtungswerkzeugen wie Zentrierung, Links- und Rechtsausrichtung und den Einrückungswerkzeugen aus. Führende und nachfolgende Leerzeichen in einer Datenzelle wirken sich auf die Sortier- und Filterfunktionen aus.
• Verwenden Sie die Befehle für Zwischensumme, Gruppe und Gliederung, um Kategorieumbrüche in Ihren Daten zu erstellen. Fügen Sie keine Zwischensummenzeilen manuell ein und verwenden Sie keine leeren Zeilen, um Kategorieumbrüche zu erstellen.

Sobald Ihre Liste erstellt wurde, können Sie problemlos Daten am Ende der Liste hinzufügen. Excel erweitert Formeln und Formatierungen auf die neuen Daten, solange die vorherigen drei Zeilen ähnliche Formeln und Formatierungen enthalten. Es ist am besten, die Daten am Ende der Liste hinzuzufügen und nach Bedarf neu zu sortieren oder zu filtern. Sie müssen alle Zwischensummen, Gruppierungen oder Filter entfernen, bevor Sie nach dem Hinzufügen neuer Datensätze auf Ihre Liste zurückgreifen können. Sobald die neuen Daten entsprechend aufgenommen und sortiert wurden, können Sie alle erforderlichen Zwischensummen, Gruppierungen oder Filter erneut anwenden.

Die Listenverwaltung ist eines der leistungsstärksten Tools, die Excel Benutzern bietet. Es lohnt sich zu lernen, die Daten am effektivsten zu organisieren, um die angebotenen Tools zu nutzen.

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