Ist es Zeit, Ihren E-Mail-Posteingang zu löschen?

• April 27, 2024

Unabhängig davon, ob Sie von zu Hause aus arbeiten oder 9 bis 5 außerhalb des Hauses arbeiten, können Sie Ihren Computer-Posteingang verwenden, um einige Ihrer Nachrichten zu archivieren. Wenn Sie Ihren Posteingang zum Archivieren verwenden, behalten Sie im Auge, wie viel Speicherplatz noch verfügbar ist.

E-Mails mit großen Anhängen können viel Platz beanspruchen. Obwohl viele verfügbare E-Mail-Konten die Speicherkapazität für Benutzer erhöhen, ist es eine gute Idee, den Überblick über das zu behalten, was Sie speichern. Manchmal wird eine "dringende oder niedliche" Weiterleitung gespeichert, weil Sie sie an einen Freund senden oder lesen möchten, wenn Sie Zeit haben. Monate später finden Sie es und stellen fest, dass es weder sehr süß ist noch dringend war. Wenn Ihnen weitergeleitete Nachrichten nicht gefallen, bitten Sie Ihre Freunde, sie nicht zu senden oder einfach zu löschen.

Anstatt eine Nachricht in Ihrem Posteingang zu hinterlassen, möchten Sie möglicherweise stattdessen einen Ordner erstellen. Ziehen Sie in Betracht, Ordner für Online-Archivdateien für wichtige E-Mails zu erstellen.

Fragen Sie sich beim Löschen persönlicher E-Mails, wann ich diese das letzte Mal benötigt oder verwendet habe. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies wichtig ist, aber seit 6 Monaten nicht mehr verwendet wurde, archivieren Sie es. Alle oder die meisten E-Mail-Systeme können große Dateien speichern. Wenn die E-Mail von Ihrem Chef stammt, erstellen Sie einen Ordner mit ihrem Namen und speichern Sie den Artikel dort. Wenn es sich um eine allgemeine Notiz handelt, die eine Besprechung bestätigt, und die Besprechung stattgefunden hat, wird die Notiz möglicherweise nicht mehr benötigt, da Sie den Betreff, das Datum, die Uhrzeit und die Namen der Teilnehmer in Ihrem Kalender haben. Viele Unternehmen haben Regeln und Vorschriften, wie lange Dokumente gespeichert werden sollen. Die gleichen Regeln können für E-Mails gelten. Lesen Sie daher die Regeln und Vorschriften, bevor Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Einige Leute möchten alles retten und andere wollen einfach nicht damit umgehen, das wegzuwerfen, was sie nicht wollen. Letztendlich können beide Praktiken die gleichen Probleme verursachen, die ein Packrat in der stationären Welt verursacht - Platz- und Unordnungsprobleme. Wenn Sie feststellen, dass Sie sich nicht erinnern können, warum Sie einen Artikel speichern, ist dies möglicherweise nicht wichtig. Erstellen Sie eine andere Archivdatei für solche Elemente. Achten Sie darauf, dass Sie nicht alles in dieses dunkle Loch werfen.

Eine einfache Möglichkeit, E-Mails für die Archivierung zu kategorisieren, besteht darin, mithilfe der Suchfunktion E-Mail-Listen nach Betreff oder Eigennamen aufzurufen. Wenn Anthony Parks eine E-Mail zum Hamilton-Projekt gesendet hat, suchen Sie nach Anthony Parks oder dem Hamilton-Projekt. Wenn Sie die E-Mails erhalten haben, erstellen Sie einen Ordner unter dem Projektnamen oder dem Namen der Person.

Speichern Sie bestimmte eingehende Briefe oder Formulare, weil Ihnen das Format oder der Sprachfluss im Dokument gefällt? Es ist eine gute Idee, den Entwurf so schnell wie möglich vorzubereiten und sofort in Ihrem Ordner "Entwürfe" abzulegen.

Ein wenig E-Mail-Housekeeping kann Ihre E-Mail-Dateien ordentlich und übersichtlich halten.

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