Verwenden von Outlook-Regeln zum Organisieren von E-Mails

• Kann 9, 2024

Zuvor habe ich über das Organisieren Ihrer Outlook-E-Mails mithilfe von Ordnern geschrieben (Artikel siehe Link unten). Obwohl dies eine hervorragende Möglichkeit zum Organisieren Ihrer E-Mails ist, müssen Sie die Nachrichten dennoch manuell in den richtigen Ordner verschieben. Was ist, wenn es einen einfacheren Weg gibt?

Gute Nachrichten! Es gibt einen einfacheren Weg!

Wenn Sie Outlook verwenden, können Sie Regeln erstellen, die eine Reihe von Aktionen, Bedingungen oder Ausnahmen darstellen, die von einer Aktion oder einem Ereignis ausgelöst werden, um die Organisation Ihrer E-Mails zu erleichtern. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, mit der E-Mails von Ihrem Chef in einen Ordner namens "Ignorieren" verschoben werden. Dies ist jedoch möglicherweise nicht der beste Karriereschritt!

Regeln können verwendet werden, um E-Mails automatisch in einen Ordner zu verschieben, E-Mails aus einer bestimmten Sendung zu löschen oder auf eine E-Mail zu antworten - die Möglichkeiten sind endlos, je nachdem, was Sie erreichen möchten. Die Grundidee beim Erstellen einer Regel lautet wie folgt:

• Bestimmen Sie den Auslöser (empfangene E-Mail, gesendete E-Mail usw.)
• Bestimmen Sie die Aktion (E-Mail löschen, E-Mail verschieben, auf E-Mail antworten usw.)
• Bestimmen Sie alle Ausnahmen - Nachrichten, für die die Regel nicht angewendet wird

So richten Sie eine Regel in MS Outlook ein:

1. Wählen Werkzeuge
2. Klicken Zu Regeln und Warnungen
3. Klicke auf Neue Regel

Zu diesem Zeitpunkt werden Sie aufgefordert, entweder eine Regel aus einer Vorlage zu erstellen oder mit einer leeren Regel zu beginnen. Wenn Sie eine Grundregel erstellen (z. B. in einen Ordner verschieben), wählen Sie die Vorlage aus und klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie eine Regel von Grund auf neu erstellen möchten, wählen Sie Aus einer leeren Regel starten und folgen Sie dem Assistenten, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess des Erstellens einer neuen Regel führt.

Sobald die Regel eingerichtet ist, empfiehlt es sich, die Regel zu testen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert (nicht alle Regeln können leicht getestet werden, z. B. eine Regel für die automatische Antwort). Wenn Sie eine Regel zum Verschieben einer Datei in einen Ordner festlegen, können Sie die Regel testen, indem Sie eine Nachricht mit den entsprechenden Kriterien für die Regel auswählen und Diese Regel jetzt ausführen auswählen.

Wie Sie sehen können, können Regeln sehr hilfreich sein, um Ihren Nachrichtenwahnsinn zu zähmen. Sehen Sie sich Ihren Posteingang an und nehmen Sie sich etwas Zeit, um festzustellen, nach welchen Regeln Sie die Verwaltung und Ablage Ihrer E-Mails schneller, einfacher und automatischer gestalten können.

Video-Anleitungen: Outlook E-Mail Regeln nutzen für einen aufgeräumten Posteingang / Regel für CC E-Mails einrichten (Kann 2024).