Einige Vor- und Nachteile von verpackten Ablagesystemen

• April 26, 2024

Papierverwaltung und -ablage stehen fast ganz oben auf der Liste der am meisten gehassten Organisationsaufgaben, oft weil sie scheinbar endlose Entscheidungen beinhalten: Was muss ich behalten? Wie lange muss ich es behalten? Wohin soll es gehen? Wie soll ich den Ordner nennen, in dem ich ihn speichere?

Gepackte Dateisystem-Kits können manchmal eine nützliche Methode sein, um die Papierverwaltung zu entlasten, da sie Ihnen genau sagen, wo Sie Dinge ablegen müssen, wie lange Sie sie aufbewahren müssen und wie Sie Ihre Ordner beschriften müssen. Es gibt jedoch auch einige Nachteile. Hier sehen Sie einige der Vor- und Nachteile eines Systems, das ich ausprobiert habe: das
Financial Planning Organizer Kit von Homefile.

Was ist im Kit
Das Finanzplanungskit von Homefile enthält zweiundzwanzig Dateiteilerkarten, einen Schnellsuchindex und ein Handbuch mit Anweisungen zur Verwendung des Systems sowie Platz zum Aufzeichnen von Kontoinformationen, Versicherungsinformationen und persönlichen Daten.

Wie es funktioniert
Jede der Dateiteilerkarten des Finanzplanungskits verfügt über eine Registerkarte, auf der eine bestimmte Kategorie aufgeführt ist - z. B. Versicherung: Gesundheit und Behinderung; Auf der Karte selbst ist angegeben, welche Art von Papieren in diese Datei aufgenommen werden soll, welche Papiere in eine andere Datei aufgenommen werden sollen und wie lange die Papiere aufbewahrt werden sollen, die Sie dort aufbewahren.

Sie legen jede Dateiteilerkarte in einen hängenden Dateiordner und füllen diesen Ordner mit den auf der Karte angegebenen Papieren. (Einige Kategorien, wie z. B. Bankkonten, sind breit genug, dass das Kit die Verwendung von Manila-Dateiordnern in den hängenden Ordnern empfiehlt, um Papiere für verschiedene Konten getrennt zu halten.) Die Schnellkarten und das Handbuch befinden sich in einem hängenden Dateiordner vor allem sonst; Wann immer Sie ein Papier ablegen oder abrufen müssen, zeigt Ihnen der Index, wo Sie suchen müssen.

Was mir an dem System gefallen hat
Vor kurzem habe ich beschlossen, das Homefile-Kit zu testen. Den Anweisungen im Handbuch folgend, habe ich ein neues Ablagesystem eingerichtet und meine Papiere gemäß den Kategorien und Richtlinien im Kit erneut abgelegt. Da ich mich nicht entscheiden musste, wo die Dinge abgelegt werden sollen, und keine Etiketten für die hängenden Ordner erstellen musste (dafür sind die Registerkarten auf den Karten gedacht), ging der Vorgang ziemlich schnell.

Als ich meine Papiere bewegte, stellte ich fest, dass einige Kategorien, die ich zuvor separat gespeichert hatte - wie Kreditkartenabrechnungen und Kreditberichte - zusammen sinnvoller waren, wie im Kit empfohlen. Ich fand den Index auch ziemlich praktisch: Anstatt mich daran erinnern zu müssen, wo ich ein bestimmtes Papier abgelegt hatte, konnte ich es einfach im Index nachschlagen. Dies könnte möglicherweise Zeit sparen.

In der Arbeitsmappe wird darauf hingewiesen, dass dieses System besonders nützlich sein kann für Personen mit Dateien an mehreren Orten (z. B. einem Hauptwohnsitz und einem Ferienhaus) und für Personen, die für mehrere Dateigruppen verantwortlich sind (z. B. ihre eigenen und die eines älteren Elternteils). Genau. Dieses Kit könnte die Notwendigkeit beseitigen, das Rad in Bezug auf die Ablage neu zu erfinden.

Die Nachteile
Je tiefer ich in die Erstellung meines Ablagesystems einstieg, desto mehr wurde mir bewusst, dass Dinge an dem Kit nicht gut zu mir passten:

• Für den Anfang gab es einige verwirrende Unterscheidungen und Überkreuzungen zwischen Kategorien - Diplome sollen beispielsweise im Ordner "Persönlich" gespeichert werden, während Transkripte im Ordner "Schulen und Kinderbetreuung" abgelegt werden (aber ich bin derzeit nicht in der Schule und nicht Kinder haben).
  
• Indem ich den Anweisungen des Kits folgte, musste ich einige Änderungen vornehmen, die mir nicht logisch erschienen. Zum Beispiel sollen Quittungen für große Einkäufe, die ich normalerweise zusammen mit den Versicherungsinformationen meines Mieters speichere (weil ich nur dann auf sie zurückgreifen würde, wenn ich einen Anspruch geltend machen würde), mit Garantien und Benutzerhandbüchern eingereicht werden.
  
• Ich fand auch einige Kategorien fehlend. Es gab beispielsweise keinen Hinweis darauf, wo Dinge wie wiederkehrende Rechnungen (Dienstprogramme, Telefon usw.) abgelegt werden sollten - und obwohl die Arbeitsmappe Platz zum Anpassen des Index bietet, wenn Sie auf Papiere stoßen, die nicht in einem bestimmten aufgeführt sind Kategorie kann dies möglicherweise den Zweck eines Systems zunichte machen, in dem Entscheidungen im Voraus für Sie getroffen werden.
  
• Schließlich fand ich einen Teil der Logistik des Systems unvollkommen. Das Kit empfiehlt, Einkommensteuererklärungen und unterstützende Informationen in einem Ordner abzulegen, aber alles andere als das einfachste 1040 würde wahrscheinlich einen hängenden Ordner bis zum Überlaufen füllen. Außerdem sind die Karteikarten selbst etwas zu groß: Als ich sie in einen hängenden Ordner mit nur einer teilweise vollen Manila-Datei legte, konnte ich den oberen Rand der von mir verwendeten Dateikiste nicht schließen.
  

Das Endergebnis
Wenn Sie bereits über ein Ablagesystem verfügen, fällt es Ihnen möglicherweise schwer - wie ich -, Ihre natürlichen Neigungen bei der Entscheidung über den Ablageort außer Kraft zu setzen. Die manchmal verwirrenden Überkreuzungen zwischen den Kategorien des Kits können frustrierend sein. Sie könnten auch behindert werden, wenn Sie Papiere haben, die nicht leicht in traditionelle Ablagekategorien fallen.

Auf der anderen Seite kann das Kit die meisten wichtigen Ablagekategorien gut vorwegnehmen und klar angeben, was in jeder Kategorie enthalten ist, was nicht und wann es sicher ist, den Inhalt jedes Ordners zu löschen. Es ist auch einfach einzurichten und erfordert keine Ausrüstung, die über das grundlegende Archivierungsmaterial hinausgeht. Wenn Sie von Papier überwältigt sind und sich durch den Gedanken gelähmt fühlen, entscheiden zu müssen, wohin die Dinge gehen, oder wenn Sie nur ein einfaches, unkompliziertes Ablagesystem wünschen, ist das Financial Planning Organizer Kit möglicherweise genau das Richtige.

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