Ein schneller Weg, um die Mail-Unordnung zu verringern

• April 26, 2024

Erinnerst du dich, als Mail Spaß machte? Ein Briefträger an der Tür könnte eine Postkarte eines Freundes, eine spezielle Geburtstagskarte, ein Paket oder eine neue Zeitschrift zum Lesen bedeuten. Das waren die Tage! Wenn Sie heute wie die meisten von uns sind, löst das, was auf Ihre Mailbox trifft, weitaus häufiger Stöhnen oder frustrierte Seufzer aus als ein Freudenschrei.

Mail ist in der Regel eines der größten organisatorischen Probleme, über die sich meine Kunden beschweren. Und kein Wunder: Ob es Ihnen gefällt oder nicht, fast jeden Tag kommt mehr Post an, und es kostet Zeit und Mühe, den Überblick zu behalten. Ich habe zwar keine magische Lösung, um E-Mails verschwinden zu lassen (ohne negative Konsequenzen), aber ich habe eine Möglichkeit, die Menge an E-Mails, die Sie bis zum Ende der Woche übrig haben, zu reduzieren. Lesen Sie weiter für Details.

Der Weizen und die Spreu
Für diese Übung benötigen Sie Folgendes: einen Stapel Post. Ein Papierkorb. Ein Aktenvernichter (oder ein ausgewiesener Zerkleinerungshaufen). Ein paar Büroklammern. Vielleicht ein Brieföffner, wenn Sie wie ich zu Papierschnitten neigen. Und ungefähr 60 Sekunden.

Hier ist Ihre Mission: alles von Ihrem Poststapel zu recyceln oder zu zerkleinern, was Sie eindeutig nicht benötigen. Sie müssen nicht auf die Post reagieren (z. B. indem Sie Rechnungen bezahlen oder auf Korrespondenz antworten). Sie müssen keine Zeitschriften oder Newsletter lesen. Alles was Sie tun müssen, ist das offensichtlich Wurfbare loszuwerden.

So funktioniert es: Beginnen Sie mit dem, was sich oben auf dem Stapel befindet. Wenn es sich um einen Umschlag handelt, öffnen Sie ihn. Führen Sie einen schnellen Scan durch, ziehen Sie alles heraus, was Sie eindeutig nicht benötigen, recyceln / zerkleinern Sie es und legen Sie alles beiseite, was Sie behalten möchten oder müssen. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung öffnen, ziehen Sie alle Beilagen heraus und recyceln Sie sie. Wenn Sie die Rechnung online bezahlen, recyceln Sie auch den Rückumschlag. Legen Sie die Rechnung wieder in den Umschlag oder recyceln Sie auch diesen Umschlag und halten Sie die Rechnung mit einer Büroklammer zusammen. Legen Sie die Rechnung auf einen Stapel und fahren Sie mit dem nächsten Poststück fort.

Denken Sie daran, Ihr Hauptziel ist es nicht, sich sofort um alles zu kümmern, was Sie mit Ihrer Post tun müssen. es ist das offensichtlich Werfbare loszuwerden. Was passt in diese Kategorie?

• Beilagen zu Rechnungen und Kontoauszügen (z. B. Nachrichten von Ihrem Versorgungsunternehmen)
  
• Externe Umschläge für Rechnungen (es sei denn, Sie verwenden sie, um Rechnungen zu halten, die darauf warten, bezahlt zu werden)
  
• Rundschreiben für Geschäfte, in denen Sie nicht einkaufen
  
• Spendenanfragen von Organisationen, die Sie nicht unterstützen möchten
  
• Unerwünschte Kreditkarten-, Hypothekenrefinanzierungs- und andere finanzielle Angebote (diese unbedingt vernichten)
  
• Zeitschriften, Kataloge und Newsletter, die Sie nicht lesen möchten
  

Das Aussortieren dieses Materials nimmt sehr wenig Zeit in Anspruch und kann Ihr E-Mail-Volumen erheblich reduzieren. (Einige meiner Kunden können 50% oder mehr loswerden, wenn wir diese Übung machen.)

Ja ja. Ich kenne.
Also, OK: Ich weiß, dass Sie zu dem Zeitpunkt, an dem die Post eintrifft, oder zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie zu Hause zu dem angezeigten Poststapel kommen, bereits einen ganzen Tag Zeit hatten. Möglicherweise gibt es ein oder zwei Haustiere, ein oder zwei Kinder oder eine Kombination davon, die nach Ihrer Aufmerksamkeit verlangen. Möglicherweise haben Sie eine Essenszubereitung im Gehirn. Vielleicht versuchen Sie, einen stressigen Arbeitstag abzuschütteln. Ich weiß, dass es viele Gründe gibt, warum es nicht unbedingt ein Kinderspiel ist, die Post des Tages sofort durchzugehen.

Wenn Sie in dem Moment, in dem Sie die Tür betreten, wirklich überfüllt sind, machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie die Post sofort erledigen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, alles zu tun, was Sie tun müssen, um sich und Ihre Familie gesund zu halten. Aber machen Sie eine konzertierte Anstrengung, um sich die Minute - und ich meine wörtlich 60 Sekunden - Zeit zu nehmen, um eine schnelle Mail-Sortierung durchzuführen, bevor Sie das Heu treffen. Es ist, als würde man jeden Tag ein Multivitaminpräparat einnehmen: Sicher, es ist etwas anderes, das man zu seiner Aufgabenliste hinzufügen kann, aber es dauert so wenig Zeit und die Auszahlung ist es wert. Am Ende der Woche haben Sie einen viel überschaubareren Poststapel zu erledigen, und das eigentliche Durcharbeiten wird einfacher.

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