Verfassen von Berichten, Handbüchern, Manuskripten und wissenschaftlichen Arbeiten
Das Arbeiten mit langen Dokumenten kann mühsam sein, um organisiert zu bleiben. MS Word bietet jedoch verschiedene Funktionen, mit denen Sie den Prozess verwalten können. Viele dieser Funktionen können auf verschiedene Weise zusammen verwendet werden, um Ihre Projekte übersichtlicher zu gestalten.

Lesezeichen (Hyperlinks)
Lesezeichen (Hyperlinks) in Ihrem Dokument sind nützlich, wenn Ihr Dokument weitere Informationen zu einem Thema enthält. Zum Beispiel: in einem Produkthandbuch für eine Kamera. Zu Beginn des Handbuchs wird erläutert, wo sich die Schaltfläche Belichtungskorrektur an der Kamera befindet. Sie können dem Abschnitt des Handbuchs ein Lesezeichen hinzufügen, in dem Sie die Einstellung der Belichtungskorrektur erläutern. Diese Technik ermöglicht es dem Leser, schnell zu dem Abschnitt des Dokuments zu springen, in dem er weitere Informationen über die Funktion erhalten kann.

Querverweise
Ähnlich wie bei einem Lesezeichen kann der Leser durch Querverweise zu einer anderen Stelle im Dokument springen, an der er weitere Informationen zum Thema finden kann. Querverweise können auf Abbildungen, Lesezeichen, Beschriftungen, Überschriften, nummerierte Absätze, Seitenzahlen usw. vorgenommen werden. Das Schöne an dieser Funktion ist, dass Sie mit Word nicht auf eine Seite oder Überschrift verweisen können, die nicht im Dokument vorhanden ist.

Gliederung
Für die Arbeit mit der Dokumentumrissfunktion müssen im gesamten Dokument einheitliche Überschriften verwendet werden. Dies funktioniert gut, wenn Sie Hauptkategorien mit einer Reihe von Unterüberschriften haben. Beispielsweise könnten Sie eine Kapitelüberschrift mit mehreren Abschnitten innerhalb des Kapitels haben. Jeder Abschnitt kann mehrere Themen enthalten, die eine Hierarchie von Überschriften erstellen. Diese Methode funktioniert am besten, wenn Sie jeder Überschriftenebene Stile zuweisen. In der Gliederungsansicht können Sie das Dokument auf Überschriftenebene reduzieren, um sofort ein Bild davon zu erhalten, wie die einzelnen Abschnitte ablaufen. In der Gliederungsansicht können Sie auswerten, ob das Dokument logisch geschrieben ist. Mit den Funktionen in der Gliederungsansicht können Sie auch das Layout bearbeiten, indem Sie die Überschriftenebenen herabstufen und heraufstufen sowie das Dokument neu anordnen.

Master- und Subdokumente
Manuskripte erfordern ein leistungsfähigeres Tool, das Word mit seiner Master- und SubDocuments-Funktion bereitstellt. Mit dieser Funktion können Sie große Projekte wie ein Buchmanuskript organisieren. Mit diesem Tool können Sie das große Projekt in kleinere, besser verwaltbare Unterdokumente unterteilen. Das Masterdokument ist mit den zugehörigen Unterdokumenten verknüpft, sodass bei Änderungen am Unterdokument das Masterdokument ebenfalls aktualisiert wird und umgekehrt. Jedes der Unterdokumente ist im Masterdokument mit einem Hyperlink versehen, sodass Sie ein Unterdokument aus dem Masterdokument starten können. Aufgrund der Verknüpfung können Sie Inhaltsverzeichnisse, Indizierungen, Querverweise, Kopf- und Fußzeilen erstellen, die direkt aus dem Masterdokument auf alle Unterdokumente angewendet werden.

Abbildungen, Grafiken und Tabellen
In wissenschaftlichen Arbeiten werden häufig Abbildungen, Grafiken und Tabellen verwendet, um die im Text enthaltenen Punkte zu veranschaulichen. Eine Tabelle mit Abbildungen, Grafiken, Tabellen usw. kann für Ihre Leser sehr nützlich sein. Diese Funktion erstellt die Tabelle automatisch ähnlich wie ein Inhaltsverzeichnis. Der Schlüssel zur Verwendung dieser Funktion ist das Einfügen von Beschriftungen in jede Abbildung, Grafik und Tabelle, die Sie in die Referenztabelle aufnehmen möchten. Es gibt verschiedene Formatoptionen für die Tabellenerstellung, einschließlich der Möglichkeit, Seitenzahlen anzuzeigen, die Seitenzahlen auszurichten, Beschriftungen und Zahlen anzuzeigen und Registerkarten zu führen.

Inhaltsverzeichnis (TOC)
Das Inhaltsverzeichnis ist in Referenzhandbüchern am nützlichsten. Leser schätzen ein Inhaltsverzeichnis, das ihnen hilft, die Informationen in dem Dokument zu finden, die für sie am wichtigsten sind. Das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses in Word ist ein Kinderspiel, vorausgesetzt, Sie haben konsequent Stile auf die Überschriften und andere Teile des Dokuments angewendet, die Sie in das Inhaltsverzeichnis aufnehmen möchten. Wenn Ihr Dokument mehrere Überschriftenebenen enthält, sollte das Inhaltsverzeichnis auf die ersten drei Überschriftenebenen beschränkt sein, da es sonst zu komplex werden kann, um nützlich zu sein. Im Allgemeinen würden Sie das Inhaltsverzeichnis in einem separaten Abschnitt Ihres Dokuments am Anfang Ihres Dokuments einrichten. Wenn Sie einen separaten Abschnitt erstellen, können Sie mit der Nummerierung des Dokumentinhalts auf Seite 1 beginnen, ohne dass die Seiten des Inhaltsverzeichnisses die Seitennummerierung erschweren. Sie können das Inhaltsverzeichnis mit Lesezeichen oder Hyperlinks kombinieren, damit die Leser zum gewünschten Thema springen können.

Indizierung
Das Indizieren eines Referenzdokuments ist sehr nützlich. Die Aufnahme in ein Dokument hilft dem Leser, Konzepte und spezifische Themen leicht zu finden. Es befindet sich normalerweise in einem Abschnitt am Ende des Dokuments und enthält Seitenreferenzen für die im Dokument enthaltenen Schlüsselideen. Diese Funktion ist einfach zu verwenden, aber die schwierige Aufgabe für den Verfasser besteht darin, die geeigneten Wörter, Themen oder Konzepte zu bestimmen, die indiziert werden sollen. Ein guter Index ist gut durchdacht. Um diese Funktion effektiv nutzen zu können, muss jedes Wort oder jede Überschrift, die im Index enthalten sein soll, im Dokument markiert sein. Abhängig von der Länge des Dokuments kann dies eine mühsame Übung sein, die sich jedoch für Ihre Leser lohnt.

Fußnoten und Endnoten
Eine weitere arbeitsintensive Aufgabe in einem langen wissenschaftlichen Dokument oder Referenzdokument ist die Verwaltung von Fußnoten und Endnoten. Die Fußnoten- und Endnotenfunktionen von Word erleichtern die Nummerierung und Formatierung dieser kritischen Referenzen. Sie müssen jedoch die Autoren, das Werk, den Herausgeber und die Veröffentlichungsdaten für jede Referenz ordnungsgemäß auflisten. Jede Fußnote und Endnote in Ihrem Dokument muss entsprechend gekennzeichnet sein. Word übernimmt jedoch die Aufgabe, die Fußnote oder Endnote in der entsprechenden Reihenfolge und Position im Dokument einzufügen.


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