Verwenden von Ordnern in Outlook

• April 25, 2024

E-Mail ist zur Wahl der Kommunikation geworden, die Briefe, Memos und Telefonanrufe ersetzt. Während die Kommunikation per E-Mail Vorteile wie die Kommunikation rund um die Uhr, das Verfolgen von Gesprächen und das Nicht-Reisen zur Post bietet, hat die Verwendung von E-Mail anstelle herkömmlicher Kommunikationsmodi auch viele Nachteile. Dazu gehören Informationsüberflutung, ständige Kommunikation und im Gegensatz zu einem Telefonanruf, bei dem die E-Mail nach dem Auflegen in Ihrem Konto verbleibt und darauf wartet, gelöscht oder abgelegt zu werden, was zu einem überfüllten Posteingang führt.

(Hinweis: Ich hatte Leute mit über 15.000 E-Mail-Artikeln in ihrem Posteingang! Jetzt läuft das über!)

Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Sie Ihren Posteingang organisieren und bereinigen können, sowie Methoden, mit denen Sie organisiert bleiben können, damit Ihr Posteingang nicht außer Kontrolle gerät.

Die erste Methode, die wir untersuchen werden, ist die Verwendung von Ordnern. Ein Ordner in Outlook entspricht einem Ordner in Windows - er wird zum Haus- und Organisieren von Dateien oder in diesem Fall als E-Mail verwendet.

Ordner können verschachtelt werden, sodass Sie einen Ordner in einem Ordner erstellen können, wodurch die Organisation noch einfacher wird. Achten Sie nur darauf, nicht zu viele Ordner zu erstellen, da es sonst später schwierig werden kann, Elemente zu finden.

So erstellen Sie einen Ordner in Outlook 2003/2007:

1. Von dem Datei Menüauswahl Neu, dann Mappe

2. Geben Sie den Namen des Ordners in das Feld ein Name Box

3. In dem Ordner enthält Feld auswählen Post- und Postartikel

   
   

4. Wählen Sie den Speicherort für den neuen Ordner

5. Klicke auf in Ordnung

Sie können auch in der linken Navigation mit der rechten Maustaste auf Posteingang klicken und neuen Ordner auswählen

So erstellen Sie einen Ordner in Outlook 2010:

1. Klicke auf Mappe Tab

2. Klicke auf Neuer Ordner

3. In dem Ordner enthält Feld auswählen Post- und Postartikel

4. Wählen Sie den Speicherort für den neuen Ordner

5. Klicke auf in Ordnung

Sie können auch in der linken Navigation mit der rechten Maustaste auf Posteingang klicken und neuen Ordner auswählen

Sobald Sie Ihre Ordnerstruktur erstellt haben, können Sie aktuelle und neue E-Mails in die Ordner verschieben, indem Sie die E-Mail (aktuelle E-Mail) ziehen und ablegen oder Regeln verwenden, um neue E-Mails beim Empfang in Ordner zu verschieben.

So fügen Sie dem Ordner eine aktuelle E-Mail hinzu:

Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie in einen Ordner verschieben möchten. Hinweis: Sie können mehrere E-Mails auswählen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie auf die E-Mail klicken.

Sie können den Ordner entweder verschieben durch:

• Rechtsklick per E-Mail und Auswahl Gehe nach Folder oder

• Ziehen Sie die ausgewählte E-Mail in den Zielordner in der linken Navigation

Als nächstes werde ich die Verwendung von Regeln diskutieren, um Ihre E-Mail ohne Ihre Interaktion organisiert zu halten. Bleib dran!

Video-Anleitungen: Microsoft Outlook (Grundkurs) Für Anfänger | Microsoft Office Tutorial Serie (April 2024).