Einfache Schritte zu einem effektiven Ablagesystem

• April 18, 2024

Dieser Artikel ist ein Auszug aus meinem neuen E-Book, Der Organized Life-Leitfaden zum Organisieren von Papieren und Dateien.

Der Eckpfeiler der meisten Papierverwaltungssysteme ist eine Reihe von Dateien, die die für Sie wichtigen Informationen enthalten und kategorisieren können. Mit ein paar Grundversorgungen und einigen einfachen Schritten kann das Erstellen eines Ablagesystems (oder das Aktualisieren eines vorhandenen) eine relativ schnelle und schmerzlose Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie bereits unerwünschte und nicht benötigte Papiere ausgesondert haben. So bringen Sie Ihre Dateien in Form.

Was du brauchen wirst:

• Leere Dateiordner. Ich empfehle, sowohl interne (oder Manila-) Dateiordner als auch hängende Ordner zu verwenden. Wenn Sie jedoch auf Speicherplatz drängen, können Sie nur den einen oder anderen verwenden.
  
• Haftnotizen. Die Standardgröße von 3 x 3 Zoll ist ideal, da Sie viel Platz zum Schreiben haben.
  
• Ein Stift oder Bleistift.
  
• Leeres Papier oder ein leeres Textverarbeitungsdokument Notieren Sie sich Notizen zu den Ablagekategorien, die Sie erstellen, und zu den einzelnen Kategorien.
  
• Alle Dateien, die Sie bereits erstellt haben, ob sie Teil eines bereits vorhandenen Ablagesystems sind oder Ordner, die Sie erstellt haben, während Sie Papiere beiseite legen, um sie während des Sortier- und Unkrautbekämpfungsprozesses zu speichern.
  Taschen oder Behälter zum Recycling und Zerkleinern, nur für den Fall, dass Sie auf unerwünschte oder nicht benötigte Papiere stoßen, die immer noch herum lauern.
  

Was ist zu tun:

1. Sammeln Sie alle Papiere, mit denen Sie zusammenarbeiten, an einem Ort. Wenn Sie ein vorhandenes Ablagesystem aktualisieren, sind Sie dem Spiel voraus.
   
2. Nehmen Sie ein Papier von der Oberseite Ihres Stapels und machen Sie eines von zwei Dingen damit:
   
   
   
   • Wenn es sich um eine bereits erstellte Dateikategorie oder eine Datei in Ihrem vorhandenen System handelt, fügen Sie sie diesem Ordner hinzu.
     
   • Wenn es zu einer neuen oder separaten Kategorie gehört, legen Sie es in einen leeren Dateiordner und verwenden Sie eine Haftnotiz, um diesem Ordner eine temporäre Bezeichnung zu geben.
     
   
   
3. Notieren Sie sich beim Einlegen von Papieren in Ordnern auf Ihrem leeren Blatt Papier oder in Ihrem Textverarbeitungsdokument, was das Papier ist und wo Sie es abgelegt haben. Beispielsweise könnten Sie "Autoversicherungspolice - im Autoordner" oder "Fluginformationen für die Reise nach San Francisco - im Ordner" Kommende Reisen "" schreiben. Mithilfe dieser Notizen können Sie sich daran erinnern, wo Sie Dinge aufbewahrt haben, und Sie können eine Dateizuordnung erstellen, wenn Sie mit dem Einrichten Ihres Systems fertig sind.
   
4. Wiederholen Sie diese Schritte mit jedem Papier in Ihrem Stapel. Wenn Sie ein vorhandenes Ablagesystem aktualisieren, blättern Sie durch die Papiere in jedem Ordner, um festzustellen, ob sie in diesen Ordner oder an einen anderen Ort gehören und ob die Kategoriebeschriftung im Ordner noch korrekt ist. Verschieben Sie Dinge in andere Ordner und aktualisieren Sie Ihre Beschriftungen nach Bedarf.
   
5. Wenn Sie alles sortiert und in Ordner kategorisiert haben, werfen Sie einen Blick zurück in die Ordner. Sind die Kategorien und Bezeichnungen sinnvoll? Gibt es Ordner, die konsolidiert werden sollten? Was sollte in kleinere Kategorien unterteilt werden?
   
6. Wenn Sie mit den von Ihnen erstellten Kategorien zufrieden sind, kennzeichnen Sie Ihre Ordner. Sie können Etiketten von Hand schreiben, drucken oder mit einem Etikettendrucker erstellen.
   
7. Legen Sie die Ordner in die Datei-Schublade, Box oder den Papierkorb, in dem Sie sie speichern. Organisieren Sie Ihre Dateien so, wie es für Sie sinnvoll ist, je nachdem, wie Sie sie verwenden. Sie können sie beispielsweise alphabetisch oder chronologisch sortieren oder die Ordner, die Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden, mit weniger häufig aufgerufenen Dateien hinter sich lassen.
   
8. Schreiben Sie Ihre Dateikarte auf. Diese Liste, die auf den Notizen basiert, die Sie zu den von Ihnen erstellten Ablagekategorien gemacht haben, und was Sie in jeder Kategorie gespeichert haben, hilft Ihnen dabei, sich daran zu erinnern, wo sich was befindet. Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Dateizuordnung vor Ihrer Dateischublade oder in einem Ordner auf Ihrem Computer-Desktop auf, damit Sie leicht darauf zugreifen können, wenn Sie etwas in Ihren Dateien finden müssen.
   
9. Bewundern Sie Ihr aktuelles, funktionales Ablagesystem!
   

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