PowerPoint Diashow Meeting Minder
Als Meeting-Moderator müssen Sie sich häufig ein Protokoll des Meetings nehmen und sich Notizen zu Punkten machen, die nachverfolgt werden müssen. PowerPoint bietet den Meeting Minder an, damit Sie die wichtigsten Notizen im Auge behalten können. Sie können den Meeting Minder während der Diashow aktivieren, in der Sie Notizen, Protokolle und Aktionselemente aufzeichnen können. Aktionselemente werden am Ende der Folienpräsentation automatisch auf einer Folie angezeigt. Auf der Registerkarte Aktionselemente können Sie Aufgabenbesitzer, Fälligkeitstermine und eine Beschreibung der zu erledigenden Aufgaben aufzeichnen. Sie können auch die Schaltfläche Zeitplan verwenden, um die nächste Besprechungszeit in Outlook aufzuzeichnen.

Am Ende Ihrer Besprechung können Sie die Aktionselemente in Outlook-Aufgaben exportieren und die Protokolle generieren, indem Sie den Inhalt von Besprechungsminder in Word exportieren. Das Protokoll enthält alle aufgezeichneten Notizen sowie eine Liste aller eingegebenen Aktionselemente. Sie können dann die Protokolle bearbeiten, um ein professionelles Dokument zu erstellen, aber die mühsame Eingabe wurde für Sie abgeschlossen.

Aktivieren des Meeting Minder

Klicken Sie bei laufender Diashow mit der rechten Maustaste auf den Desktop, um das Kontextmenü anzuzeigen. Wählen Sie Meeting Minder. Das Dialogfeld wird angezeigt. Um das Dialogfeld "Besprechungsbetreuer" anzuzeigen, wenn die Diashow nicht ausgeführt wird, wählen Sie im Menü "Extras" die Option "Besprechungsminderer".

Das Dialogfeld "Meeting Minder"
Das Dialogfeld "Besprechungsminder" besteht aus zwei Arbeitsregistern: Besprechungsprotokolle und Aktionselemente. Auf der Registerkarte Besprechungsprotokoll können Sie alle Notizen eingeben, die im Besprechungsprotokoll angezeigt werden sollen.

Zum Beispiel: Jack präsentierte den Darlehensvorschlag „New Frontier“; Mary kommentierte, dass sie das Gefühl habe, dass das Unternehmen zu viele Schulden aufnehme. Jack minderte das Risiko, indem er die Prognosen erläuterte, die zeigen, dass die neue Reihe von Widgets einen angemessenen Cashflow generieren wird, um die erhöhte Schuldenstruktur zu bedienen. Der Ausschuss stimmte dem Darlehensvorschlag mit 4 Stimmen und 1 Ablehnung zu.

Die Registerkarte Aktionselemente enthält Felder für die Aufgabenbeschreibung, der die Aufgabe zugewiesen ist, und das Datum, das abgeschlossen werden soll. Sie können beliebig viele Aufgaben hinzufügen. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um die Aufgabe hinzuzufügen. Jede der hinzugefügten Aufgaben wird auf der letzten Folie der PowerPoint-Präsentation zusammengefasst.

Planen des nächsten Meetings
Der Meeting Minder wird mit Ihrem Outlook-Kalender verbunden. Sie können die nächste Besprechungszeit planen, indem Sie auf Besprechung planen klicken. Das Outlook-Terminformular wird angezeigt. Geben Sie die Besprechungsdetails ein, klicken Sie auf Verfügbarkeit der Teilnehmer, um die Zeitpläne zu überprüfen, und senden Sie den Teilnehmern eine Besprechungsanfrage.
Exportieren der Besprechungsnotizen und Aktionselemente
Nach Abschluss des Meetings können Sie die Meeting Minder-Details in ein Word-Dokument exportieren. Die Notizen, die Sie machen, und die Details der von Ihnen aufgezeichneten Aktionselemente werden in das Word-Dokument übertragen. Sie können dann beliebige Details bearbeiten oder hinzufügen, wie gewünscht formatieren und die Protokolle schnell und einfach veröffentlichen, da die Details bereits fertig sind.

Der Meeting Minder ist ein großartiges Tool für Besprechungen. Es kann Redundanz beseitigen und die Besprechungsabwicklung effizienter gestalten. Die Planung des nächsten Meetings ist ein Kinderspiel, und es ist relativ schmerzlos, die Protokolle für das Meeting fertigzustellen. Probieren Sie diese Technik aus, wenn Sie das nächste Mal ein Meeting abhalten.

Video-Anleitungen: Meeting Minder (March 2024).