Bringen Sie Ihre Papierdateien in Form für das kommende Jahr

• April 19, 2024

Wussten Sie, dass der Februar der Monat für die Archivierung Ihrer Dateien ist? Wenn Sie die Aufzeichnungen des letzten Jahres in Ordnung bringen und ein effektives Ablagesystem für das kommende Jahr einrichten, sind Sie vielleicht nicht in der Stimmung zum Feiern, aber es kann in den kommenden Monaten eine kräftige Dosis Ruhe und Kontrolle bringen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Dateien bereinigen, formen und für 2010 bereitstellen können.

Schritt 1: Archivieren Sie die jüngste Vergangenheit
Inzwischen haben Sie wahrscheinlich die meisten (wenn nicht alle) Rechnungen und Abrechnungen aus dem Jahr 2009 erhalten, die Sie erhalten werden. Es ist also ein guter Zeitpunkt, die Dateien des letzten Jahres zu verschieben, um Platz für ihre Kollegen aus dem Jahr 2010 zu schaffen. Alle Dateien, die Sie für steuerliche oder rechtliche Zwecke benötigen, können in eine Bankbox, einen Aktenbehälter oder einen anderen tragbaren Aufbewahrungsbehälter übertragen werden, wo sie gesammelt und gesammelt werden, jedoch nicht im Weg sind. Das Zeug, das Sie nicht brauchen und nicht wollen, kann in den Aktenvernichter oder den Papierkorb gelangen.

(Neugierig, welche Dateien aufbewahrt werden sollen und wie lange sie aufbewahrt werden sollen? Lesen Sie die BankRate-Übersicht darüber, was und warum aufbewahrt werden soll, und fragen Sie Ihren CPA oder Anwalt nach Richtlinien, da Ihre Anforderungen variieren können, je nachdem, ob Sie ein Unternehmen führen oder nicht ein Haus besitzen.)

Diese jährliche Bereinigung gilt für Finanzunterlagen (die sich jedes Jahr erneuern) sowie für Personalakten wie Zeugnisse von Kindern aus der Schule, Referenzmaterial, das Sie im Laufe des Jahres gesammelt haben, und Korrespondenz. Wählen Sie, was von diesem Material wirklich wert ist, aufbewahrt zu werden, und wie viel davon archiviert werden kann und wie viel es wirklich verdient, in Ihrem Hauptablagesystem zu bleiben.

Schritt 2: Bieten Sie Adieu in die ferne Vergangenheit
Wenn Sie die Aufzeichnungen von 2009 an einen abgelegenen, aber immer noch zugänglichen Ort verschieben, werfen Sie einen Blick auf alles, was Sie von 2008 und früher aufbewahrt haben. Löschen Sie alles, was sicher gehen kann, basierend auf den von Ihnen erstellten Richtlinien (was bedeutet, dass Sie wahrscheinlich sagen können Sayonara zu Dingen wie Telefon- und Stromrechnungen aus den letzten Jahren, sofern sie sich nicht auf Ihre Steuern auswirken, und konsolidieren Sie diese älteren Dateien dann so weit wie möglich. Verschieben Sie diese Archive aus Ihrem Heimbüro an einen Ort, an dem Sie sie bei Bedarf abrufen können, ohne sie jedoch regelmäßig anzeigen zu müssen, z. B. in einem Regal in einem Schrank.

Schritt 3: Erstellen Sie neue und Ersatzdateien
Erstellen Sie als Nächstes neue Dateiordner für die Rechnungen und Kontoauszüge, die Sie regelmäßig erhalten, z. B. Kontoauszüge und Kreditkartenrechnungen. (Wenn Sie die Datensätze des letzten Jahres verschoben haben, ohne Dateiordner zu entfernen, können Sie diesen Schritt überspringen.) Dies ist auch eine gute Gelegenheit, Kategorien zu ändern, zu kombinieren oder zu löschen und nach Bedarf neue Kategorien hinzuzufügen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um Dateiordner jetzt einzurichten, zu kategorisieren und zu kennzeichnen, wird das Ablegen für den Rest des Jahres einfacher (wenn auch nicht gerade spannend).

Schritt 4: Machen Sie sich an die Ablage
Nachdem Ihre alten Sachen gelöscht und neue Dateien bereit sind, müssen Sie nur noch die Sachen weglegen, wenn Sie damit fertig sind. Leichter gesagt als getan, ich weiß, besonders wenn Sie lieber Zähne ziehen lassen möchten, als Papiere einreichen zu müssen. Wie bei jeder Aufgabe kann es jedoch erträglicher sein, dies in kleinen Dosen anzugehen, und es kann viel weniger Zeit in Anspruch nehmen. Fügen Sie der Zeit, die Sie für das Bezahlen von Rechnungen oder das Ausgleichen Ihres Scheckbuchs verwenden, ein oder zwei zusätzliche Minuten für die Einreichung hinzu. Wenn ein funktionsfähiges System vorhanden ist, benötigen Sie nicht viel mehr Zeit, um Inhalte in Ihr Ablagesystem zu bringen, wenn es festgelegt ist bis reibungslos zu funktionieren.

Unabhängig davon, ob Sie den Monat "Archivieren Ihrer Dateien" offiziell feiern oder nicht, nehmen Sie sich in den kommenden Wochen etwas Zeit, um Ihre Dateien in Form zu bringen. Für den Rest des Jahres werden Sie es nicht bereuen!

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