Entwerfen Sie einen Zeitplan und halten Sie sich daran!

• April 24, 2024

Nachdem ich für eine sehr kleine Firma gearbeitet hatte und wie bei jedem kleinen Unternehmen, musste ich viele Hüte tragen. Da ich eine Jane of All Trades war (ich habe ein bisschen Marketing, Empfang, Schreiben, Büro usw. gemacht), wurde ich immer in verschiedene Richtungen gezogen. Es war nicht das erste Mal, dass ich mich in einer solchen unstrukturierten, aber anspruchsvollen Arbeitssituation befand, aber es war das erste Mal, dass ich mit der Situation mit Anmut umging. Ich war nur einen Tag dort - eigentlich einen halben Tag -, bevor sie mir vertrauten, an ihren wichtigsten Dokumenten zu arbeiten, und es dauerte ungefähr einen Monat, bis ich jeden Aspekt meines Jobs unter Kontrolle hatte.

Mein Geheimnis? Ich habe einen Zeitplan entworfen und egal, woran ich mich gehalten habe. So habe ich es gemacht Sie können diese Techniken auch verwenden, um zu Hause einen Zeitplan für sich selbst zu erstellen.

Machen Sie Beobachtungen.

Das erste, was ich tat, als ich mit dem Job anfing, war zu beobachten, was um mich herum vorging. Woher kam meine Arbeit? Wie oft habe ich diese Arbeit bekommen? Was waren die Fristen?

Was ich suchte und zu jagen versuchte, waren die Routineaufgaben - meine Lieblingsaufgabe auf der Welt, denn wenn Sie etwas getan haben, können Sie es zehn, zwanzig, hundert Mal meistern.

Schreiben Sie alles auf. Lass nichts aus.

Während ich meine Beobachtungen machte, schrieb ich Dinge auf. Ich wusste, dass ich Arbeit vom Chef und ungefähr einem halben Dutzend anderer Manager erhielt. Ich wusste nie, was kommen würde oder wie viel. Ich hatte auch laufende Marketingarbeiten, bei denen mir klar wurde, dass ich Überstunden machen musste, da ich bemerkte, dass niemand meine Fortschritte in diesem Bereich überwachte. Dann gab es zwei wichtige Berichte, die beide monatlich fällig waren. Bingo! Das war es, wonach ich gesucht hatte - die Routinearbeit. Routinearbeit ist wunderbar, um einen Zeitplan zu erstellen.

Machen Sie eine Liste.

Nachdem ich meine Beobachtungen gemacht hatte, begann ich, ein sogenanntes "Dashboard" oder "Master List" zu entwerfen. Auf dieser Liste habe ich alle meine Verantwortungsbereiche aufgeschlüsselt. Ich habe die Philosophie befolgt, die ich beim Ablegen verwende: Verwenden Sie beim Ablegen breite Kategorien, da es einfacher ist, ein Dokument in einer großen Datei zu suchen, als 10 kleine Dateien zu sortieren.

Die Arbeit kam von verschiedenen Leuten, dann hatte ich meine eigene Arbeit und die beiden Berichte. Weil die Aufgaben so unzusammenhängend waren, habe ich konsolidiert. Der Chef hatte seine eigene Kategorie ganz oben auf meiner Liste. Ich habe die Manager insgesamt unter einer Kategorie zusammengefasst. Meine persönlichen Projekte waren andere und die Berichte befanden sich unter einer Kategorie am Ende meiner Liste, weil sie die Grundlage bildeten. Dies waren meine Kernverantwortungsbereiche. Als ich 20 herausragende Dinge zu tun hatte und die Telefone klingelten und meine E-Mail sprang, fühlte es sich gut an zu wissen, dass ich letztendlich nur für vier Hauptbereiche verantwortlich war, obwohl es sich zunächst wie 100 anfühlte!

Machen Sie einen Zeitplan.

Nachdem ich einen ganzen Monat im Unternehmen war, konnte ich eine allgemeine Stellenbeschreibung erstellen, die auf meinen vier Hauptaufgaben basiert. Ich habe diese Informationen verwendet, um einen Zeitplan zu entwickeln. Jede Stunde meines Tages (wenn ich nicht in einer Besprechung war) wurde einem meiner Verantwortungsbereiche zugeordnet. Ich würde beispielsweise eine festgelegte Zeit einplanen, um jeden Tag etwa eine Stunde lang an den Berichten zu arbeiten. Als ich an den Berichten arbeitete, arbeitete ich nicht am Marketing oder irgendetwas anderem. Das einzige, was mich von dem ablenken würde, was ich vorhatte, war eine Anfrage des Chefs oder ein schwerer Notfall. Und wenn es eine Unterbrechung gab, würde ich mich darum kümmern und dann gleich wieder an den Berichten arbeiten.

Durch diese Arbeitsweise - durch die Festlegung bestimmter Aufgaben für bestimmte Zeitrahmen - konnte ich alle meine Arbeiten erledigen. Außerdem habe ich die Stellenbeschreibung / Verantwortungsbereichsliste in einen Statusbericht umgewandelt, den ich jeden Tag per E-Mail an die Stakeholder schickte, damit diese wussten, wo ich bei all meinen Projekten war.

Bleibe dabei!

Ich verwende diesen Arbeitsstil immer noch, wenn ich zu Hause schreibe. Ich teile meinen Arbeitstag nach Veröffentlichung oder Website auf. Ich plane Zeitblöcke ein, um mich bestimmten Projekten zu widmen, und wenn kein schwerwiegender Notfall eintritt, weiche ich nicht vom Zeitplan ab.

Neulich habe ich beispielsweise an einem Artikel zum Kaffeepausenblog gearbeitet (gemäß meinem Zeitplan), als ich eine E-Mail bemerkte, auf die ich in meinem Posteingang gewartet hatte. Ich war versucht, die E-Mail zu öffnen, aber es war für einen Artikel, den ich für einen schrieb anders Website, nicht Coffebreakblog. Ich hatte meine geplante Arbeit für diese Website bereits früher am Tag erledigt und sollte erst am nächsten Tag wieder daran arbeiten. Obwohl ich die E-Mail unbedingt öffnen wollte, verzichtete ich darauf und setzte meine Arbeit fort.

Ich habe die erwartete E-Mail erst 12 Stunden später geöffnet, als ich dies geplant hatte.

Es kann vorkommen, dass Sie an einem Projekt arbeiten möchten, aber nicht auf etwas warten und erst dann weitermachen können, wenn Sie es erhalten. In diesem Fall mache ich etwas, das projektbezogen ist. Wenn ich nicht am Fleisch eines Projekts arbeiten kann, kann ich immer etwas Haushalt führen. Ich kann anfangen, eine Rechnung zusammenzustellen, ich kann andere Ideen erarbeiten, um sie in Zukunft den Redakteuren vorzustellen, ich kann meine Computerdateien begradigen und so weiter.

Viele Fachkräfte mit mehreren Verantwortlichkeiten sind sich oft nicht sicher, was sie zu einem bestimmten Zeitpunkt tun sollen.Ein Zeitplan hilft Ihnen, diese schwierigen Entscheidungen zu treffen. Wenn es keinen Notfall gibt, tun Sie einfach, was als nächstes auf Ihrem Zeitplan steht.

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