Verringern Sie die Unordnung, indem Sie digital arbeiten, Teil 2: Papier

• April 23, 2024

Im ersten Teil dieser Serie haben wir uns mit Möglichkeiten befasst, wie Sie durch die Digitalisierung Ihrer Musiksammlung Unordnung vermeiden und Ihre Musik besser genießen können. Aber Stapel von CDs und Kassetten sind selten die größten Kopfschmerzen. Diese Unterscheidung fällt am häufigsten auf Papiere, insbesondere solche, die wir aus steuerlichen oder rechtlichen Gründen aufbewahren müssen. Diese Woche werden wir untersuchen, wie die Digitalisierung im Papierbereich dazu führen kann, dass die Aufzeichnungen, die Sie benötigen, weniger anstrengend und ordentlicher sind.

Die Grundlagen
Der mit Abstand häufigste Grund dafür, dass die meisten von uns Papiere wie Quittungen, Rechnungen, Stromauszüge usw. aufbewahren, ist, dass die IRS möglicherweise nach ihnen fragen würde, wenn wir jemals einer Steuerprüfung unterzogen würden. In der Tat ist das Führen von Aufzeichnungen ein ernstes Geschäft, und es ist wichtig, über die erforderlichen Belege zu verfügen, solange das IRS dies für erforderlich hält. (Eine Übersicht über die steuerliche Führung von Aufzeichnungen finden Sie unter dem folgenden Link.)

Wie viele von uns wären jedoch tatsächlich in der Lage, unsere steuerlichen Unterlagen schnell und einfach in die Hände zu bekommen, wenn wir danach gefragt würden? Wie viele müssten dabei durch Berge von Papierkram graben, die nichts miteinander zu tun haben? Wie viele von uns beißen die Zähne zusammen und denken nur daran, die Aktenschublade / Schachtel / Rückseite des Schranks in Angriff zu nehmen, in der (wir denken) all diese Unterlagen aufbewahrt werden? Die Digitalisierung der Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren müssen, kann einen großen Beitrag dazu leisten, dass Sie die IRS einhalten, ohne dabei auf Ihre geistige Gesundheit verzichten zu müssen.

Die Vorteile
Nach US-amerikanischem Recht können jetzt digitale Kopien von steuerlichen Aufzeichnungen für viele Dinge stehen, die wir früher auf Papier aufbewahren mussten, einschließlich Spesenabrechnungen, Rechnungen und Kontoauszügen. Das Speichern wichtiger Dokumente wie dieser in digitaler Form spart nicht nur viel Platz, sondern erleichtert auch das schnelle Auffinden der benötigten Dokumente und das Organisieren Ihrer Aufzeichnungen. Außerdem müssen Sie möglicherweise im April nie wieder einen Schuhkarton voller Quittungen an Ihren Steuerberater übergeben!

Es ist wichtig zu beachten, dass einige Dokumente immer in ihrem ursprünglichen Papierformat aufbewahrt werden sollten, einschließlich Testamente, Titel, Geburtsurkunden und viele Hypothekendokumente. Während Sie jederzeit digitale Kopien dieser Dokumente erstellen können, bewahren Sie die Originale an einem sicheren Ort auf. Weitere Informationen darüber, was Sie auf dem Papier aufbewahren sollten, erhalten Sie von Ihrem Anwalt, CPA oder Steuerberater.

Fertig machen
Alles, was Sie wirklich brauchen, um Ihre Papiere zu digitalisieren, ist ein Scanner, der automatisch Kopien von allem, was Sie scannen, auf Ihren Computer überträgt. Natürlich unterscheiden sich Scanner in Bezug auf Kosten und Qualität erheblich. Wenn Sie vorhaben, Ihre Dokumente häufig zu verwenden - insbesondere zum Erstellen digitaler Dokumente -, lohnt es sich, in eines zu investieren, das einfach zu verwenden ist und im Laufe der Zeit Bestand hat. Suchen Sie im Idealfall nach einem Scanner, der PDFs der von Ihnen erstellten Dokumente anstelle von Bilddateien wie .jpgs erstellt.

(Wenn Ihre Unterlagen besonders belegintensiv sind, können Sie den neuen NeatReceipts-Scanner in Betracht ziehen. Mit diesem Gadget können Sie Ihre Belege scannen. Außerdem wird eine Software mitgeliefert, mit der Sie Ihre Ausgaben analysieren und kategorisieren können. Obwohl dies nicht billig ist, kann es sich lohnen Kauf, wenn der Gedanke, manuell eine weitere Quittung in Ihr Buchhaltungsprogramm einzugeben, Sie zum Schreien bringt - oder wenn der bloße Gedanke an ein Buchhaltungsprogramm Sie zum Schreien bringt.
Schauen Sie sich hier den Neat Receipts Scanner an.)

Neben einem guten Scanner ist es sinnvoll, ein organisiertes Ablagesystem auf Ihrem Computer einzurichten. Das Scannen und Speichern von Dokumenten in einer dunklen und unbekannten Ecke Ihrer Festplatte ist genauso verrückt wie der Versuch, sie alle in einer überfüllten Schublade abzulegen. Ziehen Sie in Betracht, einen dedizierten Ordner mit dem Namen "Ausgaben" (oder "Wichtige Dokumente" oder einen für Sie sinnvollen Namen) einzurichten. Erstellen Sie darin zusätzliche Ordner für die verschiedenen Arten von Dokumenten, die Sie dort speichern: Kreditkartenabrechnungen, Quittungen, Paystubs usw.

Behalten Sie Ihren Fortschritt bei
Stellen Sie bei jedem Scannen eines Dokuments sicher, dass beide einen Namen haben, der das Auffinden erleichtert (anstelle des Standard-Scan001.pdf, den Ihr Scanner wahrscheinlich aufruft), und speichern Sie es anschließend im richtigen Ordner.

Sie sollten auch darauf achten, diese Informationen regelmäßig zu sichern, sei es auf einer Disc, einer externen Festplatte oder einem USB-Stick (der ungefähr der Größe Ihres Daumens entspricht und an den USB-Anschluss Ihres Computers angeschlossen wird ). Stellen Sie sich dies als digitales Äquivalent zur Aufbewahrung wichtiger Papiere in einem Safe oder einer verschlossenen Schublade vor.

Sobald Sie Ihre Dokumente gescannt und sicher auf Ihrem Computer gespeichert haben, können Sie viele Ihrer Originalpapiere entfernen. (Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie in Papierform aufbewahren müssen, wenden Sie sich an Ihren Anwalt oder die CPA.) Es ist klug, alles zu vernichten, auf dem sich identifizierende Informationen befinden - Quittungen mit Ihren Kreditkarteninformationen, Kontoauszüge mit Kontonummern, und absolut alles mit Ihrer Sozialversicherungsnummer - anstatt sie einfach in den Papierkorb zu werfen.

Durch die Digitalisierung Ihrer vorhandenen Dokumente können Sie Ihre papierbasierten Kopfschmerzen erheblich reduzieren und gleichzeitig leichter finden, was Sie benötigen, wenn Sie es benötigen. Mit einem bescheidenen Aufwand an Zeit, Werkzeugen und Aufwand können Sie möglicherweise feststellen, dass Sie diese problematische Datei-Schublade endgültig leeren können.

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