Eine einfache Möglichkeit, Ihre Vitalpapiere zu organisieren

• April 20, 2024

Vor einigen Wochen kam mir der Gedanke, dass ich, wenn ich jemals im Notfall mein Haus verlassen müsste, meine wichtigsten Papiere wie Versicherungsdokumente, allgemeine Finanzkontoinformationen und andere nicht schnell und einfach abrufen könnte Dinge, die ich brauchen würde, wenn eine echte Katastrophe passieren würde. Mir wurde auch klar, dass es für andere nicht einfach sein würde, diese Informationen zu finden, wenn ich in irgendeiner Weise handlungsunfähig wäre.

Es ist nicht so, dass meine Papiere nicht allgemein organisiert waren, sondern dass die entscheidenden Papiere Teil eines größeren und nicht vollständig tragbaren Systems waren. (Ich würde nicht daran denken, meine Aktenschublade auszurollen, wenn ich aus dem Haus fliehen würde.) Ich war also froh, auf ein Produkt zu stoßen, das versprach, die Organisation meiner Schlüsselpapiere relativ schmerzlos zu machen: den Securita Vital Records PortaVault. Ich habe es auf die Probe gestellt, und hier ist, was ich darüber gedacht habe.

Was es ist
Der PortaVault ist ein System, das aus einem Reißverschluss-Canvas-Etui, einem Drei-Ring-Ordner, Abschnittsunterteilungen mit Informationen zur Aufbewahrung in jeder Kategorie, Kunststoff-Dokumentenschutzhüllen, gedruckten Etiketten zur Identifizierung der in die Hüllen eingelegten Etiketten und einer kleinen Leinwand besteht Beutel und vorgedruckte Formulare mit Platz für Informationen wie Notfallkontakte, Krankengeschichten und Katastrophenplanung. Der Binder hat auch einen Schultergurt und einen "Regenmantel" aus Kunststoff.

Wie es funktioniert
Der PortaVault soll Testamente, Geburtsurkunden, Finanzkontoinformationen, Versicherungspolicen und Informationen zur Verschreibung von Medikamenten enthalten - kurz gesagt, alles, was Sie im Notfall wahrscheinlich benötigen oder was andere benötigen, wenn Sie arbeitsunfähig werden. Die Abschnittsteiler - Planung und Kontakte, Ausweis- und Familienunterlagen, Gesundheit und Medizin, Finanzen und Eigentum, Versicherungen sowie Nachlassplanung und Steuern - enthalten Richtlinien zu den Dokumenten, die in den einzelnen Abschnitten enthalten sein sollten, wie oft Ihre Unterlagen aktualisiert werden müssen. und wie Sie sicherstellen können, dass Sie im Notfall vorbereitet sind.

Wenn Sie Dokumente in den Schutzhüllen des PortaVault speichern, fügen Sie jeder Hülle ein vorgedrucktes Etikett hinzu, um zu identifizieren, was darin enthalten ist. (Es gibt auch anpassbare Etiketten für alles, was in den vorgedruckten Versionen noch nicht berücksichtigt ist.) Es lohnt sich auch, die Formulare in jedem Abschnitt auszufüllen, damit Informationen, die sonst möglicherweise verstreut sind - Krankengeschichten, wichtiger Kontakt Zahlen, eine Liste Ihrer Wertsachen und Sammlerstücke usw. werden an einem Ort gespeichert.

Wie lange es dauert
Ich verbrachte etwas mehr als zwei Stunden damit, mich mit dem System vertraut zu machen, die Teiler und andere Anweisungen zu lesen, die Formulare auszufüllen, Dinge auf die Schutzhüllen des Schallplattenschutzes zu übertragen und sie zu beschriften. Wenn Sie das System für die Aufzeichnungen einer ganzen Familie verwenden würden, würden Sie wahrscheinlich etwas mehr Zeit benötigen, als wenn Ihre Papiere zu Beginn nicht in einem recht guten Zustand wären. Natürlich könnten Sie das System im Laufe einer Woche nach und nach einrichten, und es würde wahrscheinlich nicht mehr als 15 bis 30 Minuten pro Tag dauern.

Warum ich es mag
Ich bin kein besonders großer Fan von verpackten Ablagesystemen im Allgemeinen. Der PortaVault war jedoch eine Ausnahme von der Regel. (Und fürs Protokoll: Ich habe kein begründetes Interesse an dem Produkt oder seiner Muttergesellschaft.) Für den Anfang fand ich es einfacher und weniger frustrierend, es zu verwenden, da es hier weit weniger Kategorien gibt als bei vielen anderen Ablagesystemen. Ich mag auch die Tatsache, dass es einfach ist, die Standardempfehlungen zum Speichern von Dingen zu "überschreiben": Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre IRA-Kontoinformationen in "Finanzen & Immobilien" und nicht in "Steuern & Nachlassplanung" gespeichert werden sollten, legen Sie sie dort ab und notieren Sie sie auf Dokumentensuchformular des Systems.

Ich war auch beeindruckt von der Aufmerksamkeit des PortaVault für kleine (aber möglicherweise wichtige) Details. Die Dokumentenschutzhüllen sind an der Außenkante plissiert, wodurch sperrige Dokumente leichter aufbewahrt werden können, ohne dass sich die Hüllen an den Seiten kräuseln. Der Binder wird aus der Leinwand herausgezogen, damit Sie leicht damit arbeiten können. Die vorgedruckten Formulare sind unkompliziert und logisch. Das kleine Gehäuse mit Reißverschluss (das selbst in den Ordner geklipst wird) ist ein guter Ort für zusätzliche Schlüssel, Bargeld, Computer-Reißverschlusslaufwerke und andere kleine Gegenstände, die leicht zu verlieren sind. Das größere Gehäuse selbst ist vollständig mit einem Reißverschluss versehen, wasserdicht und hat einen stabilen Griff entlang der Wirbelsäule.

Ein paar abschließende Anmerkungen
Wie bei jedem System erfordert der PortaVault einige Anstrengungen: Sie müssen sich die Zeit nehmen, um Ihre Papiere zu sammeln, die Formulare auszufüllen und die Informationen im System auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn Sie sich einen Ordner mit veralteten und ungenauen Aufzeichnungen schnappen, können Sie nur so gut wie gar nichts greifen.Sie müssen auch sicherstellen, dass sich der PortaVault an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort befindet - einem Ort, der jedem in Ihrem Haushalt bekannt ist. Wenn es im hinteren Teil eines Schranks versteckt oder an einer Stelle versteckt ist, die nur Sie kennen, ist es viel schwieriger, es zu erreichen, wenn es gebraucht wird.

Als ich mich bemühte, das System einzurichten und an einem logischen Ort zu platzieren, stellte ich fest, dass ich ein großes Gewicht von meinen Schultern nahm. Ich hoffe, dass ein Erdbeben, ein Feuer oder eine andere Katastrophe mich niemals kurzfristig aus meinem Haus fliehen lässt oder dass ich handlungsunfähig werde, aber wenn eines dieser Dinge passieren sollte, weiß ich, dass meine wichtigsten Papiere in Ordnung und bereit sind. Das ist ein Gefühl der Ruhe und Zufriedenheit, das ich sehr empfehlen kann.

Weitere Informationen zum PortaVault finden Sie unter //www.securitaonline.com/products.htm.

Video-Anleitungen: Bose SoundTouch | Eine einfache Möglichkeit, Ihre Musik zu streamen. Drei Optionen für jeden Raum. (April 2024).