Informationen zu Outlook-Kategorien

• April 20, 2024

Die Verwendung von Kategorien ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Outlook-Umgebung gut zu organisieren, ohne eine Vielzahl von Ordnern zu erstellen. Durch die Verwendung von Kategorien können Sie alle Elemente in einem Ordner behalten, aber ähnliche Elemente nach Kategorien gruppieren (mit Ausnahme von E-Mail-Elementen). Sobald die Kategorien zugewiesen wurden, können Sie Elemente auch nach Kategorien suchen, sortieren und filtern. Beispiel: Möglicherweise verfügen Sie über eine Sammlung von E-Mails (gesendet und empfangen), Kontakten, Aufgaben, Terminen und Notizen, die sich alle auf dasselbe Projekt beziehen. Mit Kategorien können Sie alle zusammenfassen, um das Gesamtbild zu betrachten.

Die Master-Kategorie
Outlook enthält eine Standard-Hauptkategorieliste, zu der Sie Ihre eigenen Kategorien hinzufügen können, um Ihren persönlichen Anforderungen zu entsprechen. Die Liste der Hauptkategorien finden Sie unter dem Menübefehl Bearbeiten / Kategorie. Verwenden Sie die Schaltfläche Hauptkategorie im Fenster Kategorie, um Kategorien in der Liste Hauptkategorie hinzuzufügen und zu entfernen. Wenn Sie eine Kategorie aus der Liste der Hauptkategorien entfernen, bleiben die der Kategorie zugewiesenen Elemente unverändert. Sie können diese Elemente weiterhin anhand der gelöschten Kategorie gruppieren.

Es empfiehlt sich, Ihrem Outlook-Element eine oder mehrere Kategorien zuzuweisen, indem Sie die Kategorie aus der Liste der Hauptkategorien auswählen. Sie könnten einfach eine Kategorie in das Kategoriefeld Ihres Artikels eingeben, aber höchstwahrscheinlich werden Sie nicht für jeden Artikel auf die gleiche Weise auf die Kategorie verweisen, wodurch der Zweck ihrer Verwendung zunichte gemacht wird.

Als erstes Element, das Sie kategorisieren möchten, geben Sie beispielsweise MS Office ein. Einige Tage später haben Sie einen neuen Artikel für dieselbe Kategorie. Diesmal geben Sie Microsoft Office ein. Outlook interpretiert dies als NEUE Kategorie.

Die Verwendung der Hauptkategorieliste stellt die Konsistenz sicher und vermeidet Rechtschreibfehler.

Zuweisen von Kategorien zu Elementen
Sie können jedem Outlook-Elementtyp eine oder mehrere Kategorien zuweisen. Mit Ausnahme des E-Mail-Nachrichtenformulars werden auf jedem Outlook-Formular ein Feld und eine Schaltfläche für die Kategorie angezeigt. Um E-Mail-Elementen Kategorien zuzuweisen, müssen Sie zu den E-Mail-Optionen gehen, um das Kategoriefeld zu finden.

Um Kategorien während der Erstellung des Elements zuzuweisen, klicken Sie im Formular auf die Schaltfläche Kategorie (oder in einem E-Mail-Element auf die Schaltfläche Optionen) und aktivieren Sie alle zutreffenden Kategorien in der Liste Hauptkategorie. Klicken Sie dann auf OK. Öffnen Sie ein vorhandenes Element und gehen Sie wie oben beschrieben vor, um nach der Erstellung eine Kategorie hinzuzufügen.

Sie können Kategorien zuweisen, um Elemente in einer Liste zu multiplizieren. Wählen Sie alle Elemente aus, denen Sie dieselben Kategorien zuweisen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die blaue Auswahl und wählen Sie Kategorien aus dem Kontextmenü. Überprüfen Sie alle zutreffenden Kategorien. Klicken Sie dann auf OK.

Kategorien aus Elementen entfernen

Öffnen Sie das Element, aus dem Sie die Kategorie entfernen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorie und entfernen Sie das Auswahl Häkchen aus der Kategorie, die Sie entfernen möchten. Sie können Kategorien aus mehreren Elementen in einer Liste entfernen, indem Sie die Elementgruppe vorab auswählen. Auswahl von Kategorien aus dem Kontextmenü mit der rechten Maustaste; Deaktivieren der Kategorien, die Sie entfernen möchten; Klicken Sie dann auf OK.

Alle Artikel finden

Verwenden Sie den Befehl Erweiterte Suche im Menü Bearbeiten, um alle Elemente in einer Kategorie zu finden. Im Dialogfeld Erweiterte Suche:

- Wählen Sie "Beliebiger Typ von Outlook-Elementen" aus der Dropdown-Liste für das Feld "Suchen nach"
- Überprüfen Sie, ob persönliche Felder im Feld In: angezeigt werden. Outlook sucht in allen Ordnern, die Sie in Ihren persönlichen Ordnern haben. Sie können auf Durchsuchen klicken, um Ihre Suche auf ausgewählte Ordner zu beschränken.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Weitere Auswahlmöglichkeiten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorie
- Wählen Sie die Kategorie (n) aus, die Sie suchen möchten
- Klicken Sie auf OK

Alle Elemente mit der von Ihnen ausgewählten Kategorie werden im Suchfenster angezeigt. Sie können sie öffnen, um die Details anzuzeigen, indem Sie auf das Element doppelklicken, das Sie öffnen möchten.

Sie können Ihre Suche speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt abzurufen. Klicken Sie auf Datei / Suche speichern, wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie die Suche speichern möchten, geben Sie der Suche einen Dateinamen und klicken Sie auf Speichern. Der Dateityp sollte Office Saved Searches sein und die Datei trägt die Dateierweiterung .oss. Um eine gespeicherte Suche zu öffnen, klicken Sie auf Datei / Suche öffnen, suchen Sie die Suche, die Sie öffnen möchten, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf OK. Während des Open-Ereignisses führt Outlook eine neue Suche basierend auf den in der gespeicherten Suche festgelegten Kriterien aus.

Drucken ALLER Elemente in einer Kategorie

Nach dem Ausführen der Suche können Sie alle gefundenen Elemente drucken. Wählen Sie alle Dateien im Suchfenster aus (Bearbeiten / Alles auswählen oder mit einer Maus auswählen). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den blauen Auswahlbereich und wählen Sie Drucken aus dem Kontextmenü.

Wählen Sie den gewünschten Druckstil:

- Der Tabellenstil druckt nur die Liste der gefundenen Elemente
- Memo Style druckt den Inhalt der Elemente

Wählen Sie nach Bedarf andere Druckoptionen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Drucken, um das Dokument an den Drucker zu senden.

Wenn Sie ein aktiver Outlook-Benutzer sind und die meisten Funktionen außerhalb von E-Mail verwenden, sollten Sie Kategorien verwenden, um Ihre Outlook-Elemente organisiert zu halten.

Video-Anleitungen: Outlook 2010 - Kategorien (April 2024).