3 Möglichkeiten zur Minimierung von Ablenkungen

• April 23, 2024

Jeden Tag sind wir mit Dutzenden potenzieller Ablenkungen konfrontiert, von Telefonanrufen über E-Mails bis hin zu Unterbrechungen durch andere. Diese Ablenkungen können es schwierig (wenn nicht manchmal fast unmöglich) machen, Dinge zu erledigen. Die gute Nachricht ist, dass Ablenkungen Ihren Tag nicht übernehmen müssen. Mit ein paar soliden Strategien können Sie die Kontrolle über Ihre Zeit behalten und Ihre Effizienz steigern. Hier sind drei meiner Lieblingsmethoden, um Ablenkungen zu minimieren.

# 1: Begrenzen Sie akustische und visuelle Hinweise
Die Werkzeuge und Technologien, die Teil unseres Alltags sind, sollen uns in höchster Alarmbereitschaft halten. Telefone klingeln, um eingehende Anrufe zu signalisieren. E-Mail-Programme klingeln und zeigen Miniatursymbole von Umschlägen an, um uns über empfangene Nachrichten zu informieren. PDAs klingeln, um uns an Aufgaben zu erinnern, die wir erledigen sollen.

Obwohl diese Hinweise in einigen Situationen hilfreich sein können, lenken sie uns in vielen Fällen nur von dem ab, was wir wirklich brauchen oder wollen. Wenn Sie diese Warnungen einschränken, können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf eine bestimmte Aufgabe richten, bis Sie bereit sind, fortzufahren. Versuchen Sie zunächst, die akustischen und visuellen Hinweise Ihres E-Mail-Programms auszuschalten. Ihr Programm sammelt immer noch neue Nachrichten, sobald sie eingehen, aber es macht Sie nicht ständig darauf aufmerksam, sodass Sie sich bei jedem Eintreffen einer E-Mail nicht mehr auf das konzentrieren, was Sie tun.

Sie können auch versuchen, den Klingelton Ihres Telefons (ob Festnetz oder Mobiltelefon) auszuschalten, wenn Sie sich auf bestimmte Aufgaben konzentrieren müssen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Anrufe direkt an Voicemail weiterzuleiten, damit Sie ununterbrochen arbeiten können, bis Sie bereit sind, Anrufe zu tätigen oder zurückzugeben.

# 2: Nehmen Sie sich von Ablenkungen fern
Es passiert uns allen: Wenn wir vor einer Aufgabe stehen, die besonders wichtig ist - und vielleicht ein bisschen entmutigend oder etwas überwältigend -, wird es plötzlich kritisch, dass wir unsere Aufmerksamkeit auf Dinge richten, die unsere Zeit oder nicht wirklich verdienen Anstrengung an diesem bestimmten Punkt. Haben Sie einen wichtigen Bericht für die Arbeit zu schreiben? Sicherlich ist es an der Zeit, Ihren Stiftbecher auszuräumen und neue Etiketten für Ihre Dateiordner zu erstellen. Müssen Sie einige Steuervorbereitungsarbeiten zu Hause erledigen? Es ist Ewigkeiten her, seit Sie im Gästezimmer unter dem Bett abgestaubt haben, und es gibt keine Zeit wie in der Gegenwart, um Abhilfe zu schaffen.

Tatsache ist, dass es menschlich ist, nach kleineren, überschaubareren Aufgaben zu suchen, die wir sicher bewältigen können, wenn wir mit Aufgaben konfrontiert werden, die viele von uns erfordern, und das wird ein Gefühl der Erfüllung bringen. In Zeiten wie diesen kann es hilfreich sein, sich physisch von Aufgaben zu entfernen, die Sie von dem ablenken könnten, was wirklich getan werden muss. Wenn möglich, verlassen Sie Ihr Zuhause oder Ihren Arbeitsbereich, wenn Sie sich etwas Kritischem widmen müssen oder wenn Sie nur eine konzentrierte, ununterbrochene Arbeitszeit wünschen. Gehen Sie zu Hause in eine Bibliothek oder ein Café. Probieren Sie bei der Arbeit einen Konferenzraum oder ein leeres Büro aus. Sie profitieren sowohl vom Szenenwechsel als auch von der Abwesenheit von anderen, weniger wichtigen Aufgaben, die Sie anrufen.

# 3: Machen Sie konkrete Pläne für die Weiterverfolgung anderer Aufgaben
Eine der Hauptursachen für Ablenkungen ist das Eindringen anderer Aufgaben in die Zeit, die wir lieber für eine bestimmte Aufgabe benötigen. Während Sie Ihr Bett machen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie vergessen haben, die Wäsche in den Trockner zu geben. Während Sie eine wichtige E-Mail bei der Arbeit schreiben, klopfen möglicherweise ständig Kollegen an Ihre Tür und bitten um Ihre Hilfe oder Eingabe. In beiden Fällen besteht die Tendenz, die Arbeit an der vorliegenden Aufgabe einzustellen und Ihre Aufmerksamkeit auf die zu unterbrechende Aufgabe zu lenken, häufig weil Sie befürchten, dass die unterbrochene Aufgabe nicht erledigt wird, wenn Sie sie jetzt nicht erledigen.

Natürlich besteht die Möglichkeit, dass Sie durch diese Aktionskette ein halb gemachtes Bett und halb fertige Wäsche erhalten oder Ihre wichtige E-Mail unvollständig und nicht gesendet wird und Ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Kollegen und deren Anfragen aufgeteilt wird.

Der Schlüssel zur Überwindung dieser Straßensperre besteht darin, konkrete Pläne für die Nachverfolgung von Unterbrechungsaufgaben nach Abschluss der aktuell anstehenden Aufgabe zu erstellen. Nehmen Sie zum Beispiel während der Arbeit im Haus ein Stück Papier mit und verwenden Sie es, um Aufgaben aufzulisten, an die Sie denken oder an die Sie sich bei der Arbeit erinnern. Wenn Sie eine Aufgabe vollständig abgeschlossen haben, beziehen Sie sich auf Ihre Liste und fahren Sie mit dem nächsten Element fort. Wenn Sie ununterbrochen Zeit bei der Arbeit benötigen, schließen Sie Ihre Bürotür (oder stellen Sie einen Stuhl vor den Eingang Ihrer Kabine) und schreiben Sie eine Notiz, in der Sie darauf hinweisen, dass Sie an etwas Wichtigem arbeiten, und bitten Sie jeden, der Sie benötigt, zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückzukehren Zeit oder senden Sie eine Anfrage per E-Mail an Sie. Und dann tun Sie natürlich Ihr Bestes, um verfügbar zu sein, wenn Sie es wünschen, und umgehend auf E-Mail-Nachrichten zu antworten.

Ablenkungen mögen unvermeidlich sein, aber sie müssen Ihren Tag nicht ins Chaos treiben. Verwenden Sie diese drei Taktiken, um die Auswirkungen von Ablenkungen auf Ihr Leben zu begrenzen und die Kontrolle über Ihren Tagesplan und Ihre Aufgabenliste zu behalten.

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